Algemene vergadering

Algemene Vergadering

Algemeen

Çavaria is een vzw met een Algemene Vergadering en een Raad van Bestuur. De Algemene Vergadering (AV) stippelt het algemene beleid uit en is het hoogste beslissingsorgaan. De Algemene Vergadering is de jaarlijkse bijeenkomst van alle leden-deelgenoten (vertegenwoordigers van de opdrachtgevende groepen en vrijwilligerswerkgroepen). De spelregels zijn vastgelegd in de statuten en het huishoudelijk reglement (zie onderaan de pagina)

Samenstelling

  • Leden-deelgenoten vanuit de opdrachtgevende groepen (= aangesloten verenigingen): maximum 5
  • Leden-deelgenoten vanuit de werkgroepen bij de teams (= vrijwilligers çavaria): maximum 5

Bevoegdheden

De Algemene Vergadering van çavaria heeft globaal gezien de volgende bevoegdheden:

  • jaarverslag en jaarplan goedkeuren
  • jaarrekening en begroting goedkeuren
  • aansluiten nieuwe verenigingen
  • leden-deelgenoten aanvaarden, uitsluiten, schorsen
  • bestuurders kwijting geven
  • Raad van Bestuur samenstellen
  • statuten wijzigen
  • huishoudelijk reglement bekrachtigen
  • ontbinden van de vereniging
  • goedkeuren eisenplatform

Alle andere bevoegdheden worden toegekend aan de Raad van Bestuur van çavaria. Meer informatie vind je in de statuten (zie bjilage).

Procedure

  • begin januari: brief met invullijst namen leden-deelgenoten
  • 7 weken voor AV: deadline namen leden-deelgenoten
  • 6 weken voor AV: individuele uitnodiging met ontwerpagenda
  • 4,5 weken voor AV (7 werkdagen voor laatste RvB): deadline voor indienen extra agendapunten
  • 3 weken voor AV: laatste RvB met bepaling definitieve agenda en aanduiden voorzit(st)ter AV
  • 2 weken voor AV: brief met documentatie (agendaboekje, voortgangsrapport, …) AV

Een extra AV kan bijeengeroepen worden door de Raad van Bestuur indien noodzakelijk geacht of indien ten minste één vijfde van de leden-deelgenoten dit vraagt.

Stemmen en volmachten

Çavaria werkt met verschillende kleuren stemkaarten die omhoog gestoken worden.

  • Rode: zittende leden-deelgenoten
  • Blauwe: nieuwe leden-deelgenoten van de reeds aangesloten groepen
  • Groene: nieuwe leden-deelgenoten van de groepen die op deze Algemene Vergadering worden aanvaard.

Er wordt telkens vermeld welke kleuren stemkaarten mogen stemmen. Enkel 'zittende' leden-deelgenoten (= op de vorige AV al lid-deelgenoot) kunnen een volmacht geven (formulier zie bijlage). De volmachtdrager krijgt dan 2 stemkaarten. Elke aanwezige kan echter slechts één volmacht dragen. Nieuwe leden-deelgenoten kunnen géén volmacht geven en moeten dus aanwezig zijn om verkozen te worden. Ze kunnen ook geen volmacht dragen.

Stemming gebeurt in het algemeen bij gewone meerderheid.

Uitzonderingen:

  • Statutenwijziging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 2/3 meerderheid
  • Wijziging doel vereniging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 4/5 meerderheid
  • Ontbinding van de vereniging: ten minste 2/3 aanwezig of vertegenwoordigd + 4/5 meerderheid

Tussenkomsten (praktisch)

Bij çavaria is het de gewoonte om een tussenkomst te vragen door het opsteken van de hand. Het uitgangspunt van de Algemene Vergadering is dat vooral alle meningen en niet zozeer alle leden-deelgenoten aan bod komen. De (neutrale) voorzitter waakt hierover. De spreker vermeldt zijn naam en de naam van de aangesloten vereniging of werkgroep. De tussenkomst is liefst kort, krachtig, hoffelijk – en als het even kan humoristisch. De tussenkomst is bij voorkeur geen herhaling van meningen of argumenten die reeds verwoord zijn.

Documentatie en inschrijven

De documenten i.v.m. de Algemene Vergadering van 21 maart 2020 (verslag, huishoudelijk reglement, statuten,...) vind je op www.cavaria.be/av2020. Inschrijven kan via de unieke link die je als vereniging of werkgroep toegestuurd kreeg. Inschrijven voor de workshops kan hier: https://cavaria.be/inspiratiedag2020.

Indienen vragen, suggesties en amendementen

Uit de evaluatie van de Algemene Vergadering in 2018 kwam de vraag of we de AV interactiever en participatiever konden vormgeven. Eén van de ideeën die naar boven kwamen, was het werken met vragen, suggesties en amendementen. Je kan de vragen online indienen (ten laatste tegen 19/02).