Ons privacybeleid

Wij hechten bijzonder veel belang aan uw privacy en behandelen uw persoonsgegevens met de grootste zorg en steeds in overeenstemming met de geldende wetgeving. Çavaria vzw houdt zich hierbij aan de regels van de GDPR (European Union General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Hieronder leest u hoe çavaria vzw, met maatschappelijke zetel te 9000 Gent, Kammerstraat 22, uw persoonsgegevens verzamelt, opslaat en inzet in functie van onze maatschappelijke opdracht.  Ons privacybeleid is bedoeld om u op een transparante manier te informeren over de gegevens die we verzamelen, het doel en de manier waarop we ze gebruiken en de rechten die u heeft met betrekking tot de verwerking van dergelijke gegevens.

Dit betekent dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Het is belangrijk dit privacybeleid aandachtig te lezen. .
 

1. Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Çavaria vzw is  verantwoordelijk voor de verwerking van  de persoonsgegevens die u met ons deelt.  Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:


Naam organisatie: çavaria vzw
Maatschappelijke zetel: Kammerstraat 22 9000 Gent
Contactpersoon & privacyverantwoordelijke: Olivier Deschodt
E-mailadres: [email protected]
Telefoonnummer: 09 223 69 29

2. Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze donateurs (huidige, voormalige en toekomstige), vrijwilligers, deelnemers aan onze activiteiten, gebruikers van onze diensten, ontvangers van onze nieuwsbrief, klanten van de webshop, houders van een çavariapas, deelnemers aan evenementen en sympathisanten. 

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Çavaria vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het bijhouden van lijsten van donateurs (gerechtvaardigd belang) en het afleveren van fiscale attesten (wettelijke verplichting);
  • Om te kunnen deelnemen aan onze evenementen (uitvoering overeenkomst);
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang);
  • Aankopen via onze webshop (uitvoering overeenkomst);
  • Aanmaken van çavariapassen voor leden van aangesloten verenigingen (gerechtvaardigd belang);
  • Verzorgen van opleidingen (uitvoering overeenkomst;
  • Promotie en public relations (gerechtvaardigd belang);
  • Toesturen van het çavaria magazine (gerechtvaardigd belang);
  • Het nakomen van onze verplichtingen bij inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …) (wettelijke verplichting)
  • Het betalen van onkostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
  • Het omkaderen en begeleiden van vrijwilligers ( bij meldingsplicht voor uitkeringsgerechtigde vrijwilligers) alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (verjaardag) (toestemming betrokkene)
  • Bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
  • Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd

4. Welke gegevens verzamelt çavaria vzw?

Çavaria vzw verzamelt enkel persoonlijke gegevens die nodig zijn voor het vlot uitvoeren van onze opdracht of een dienst die we aan onze achterban verstrekken. Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken:

  • Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam en adres (straat, nummer, postcode, gemeente en land)
  • Privé contactgegevens: telefoonnummer en e-mailadres
  • Persoonlijke kenmerken: geboortedatum, geboorteplaats en voornaamwoorden

Als u ons financiëel ondersteunt :  

  • Historiek  van uw schenkingen, aankopen, sponsoring, legaten.....
  • Rekeningnummer en andere financiële gegevens (informatie over uw maandelijkse opdracht of andere nuttige informatie)
  • Informatie nodig voor het verstrekken van fiscale attesten  
  • Informatie die u ons vrijwillig verstrekt, zoals informatie over uw gezinssituatie en gezinssamenstelling, financiële informatie, wilsbeschikkingen, …

Als u een vrijwilliger bent:

  • M.b.t kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer).
  • Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen.
  • Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.).
  • Kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van vrijwilligerswerk kan bewijzen bij controle.

Als klant van de webshop:

  • Als u een aankoop verricht in onze webwinkel of rechtstreeks bij çavaria vzw, verzamelen we de noodzakelijke contactgegevens (naam en adresgegevens, eventueel telefonische bereikbaarheid) voor de facturatie en levering.

Als u een professional bent:  

  • Informatie over uw bedrijf: naam, rechtsvorm, postadres, telefoonnummer (vast en/of mobiel), e-mailadres, BTW en ondernemingsnummer, contactpersonen.

Als u deelneemt aan onze evenementen:

  • De hoedanigheid waarin u deelneemt aan of verbonden bent met ons evenement
  • Het evenement dat u bijwoont en de datum waarop het plaatsvindt


We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

De elektronische identificatiegegevens worden niet in verband gebracht met persoonsgegevens die elders worden ingezameld. Deze worden alleen gebruikt om statistieken van het bezoek aan de website vast te leggen. Deze statistieken zijn bedoeld voor het evalueren en verbeteren van de website van çavaria.

Minderjarigen:
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

5. Hoe worden uw persoonsgegevens verkregen?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf, op verschillende wijzen, aan ons meedeelt: via inschrijvingsformulieren, door de nodige documenten in te vullen, via invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/via e-mail contact, door bezoek aan onze gebouwen, door briefwisseling, …

Onze events en activiteiten vallen onder de categorie publieke evenementen. Er worden vrijwel altijd  foto’s  genomen. Voelt u zich daar niet comfortabel bij, dan kunt u dat altijd op de dag zelf laten weten aan de fotograaf zelf of aan een van de çavaria-medewerkers.

Andere gegevens worden op geautomatiseerde wijze verzameld bij gebruik van onze website of sociale netwerken, door gebruik van cookies die informatie als IP-adres, gebruikt toestel, gebruik van de site, taal en type browser, … registreren.

Onze website gebruikt zowel functionele (technisch noodzakelijke) cookies als niet-functionele cookies. Bij uw eerste bezoek aan onze website wordt u gevraagd om onze verschillende soorten cookies te aanvaarden.

Voor een verder begrip van de wijze waarop wij cookies gebruiken om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken, verwijzen wij u graag door naar onze cookieverklaring.

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie die we ontvangen van onze aangesloten verenigingen (persoonsgegevens leden). Indien wij persoonsgegevens hebben ontvangen van derden, vragen wij steeds de bevestiging dat de organisatie de gegevens rechtmatig heeft verkregen, zij het recht hebben de gegevens te gebruiken en de toestemming van de betrokkene hebben ontvangen om de gegevens te gebruiken voor het gewenste doel.

6. Hoe bewaren en beschermen we uw gegevens?

Uw gegevens worden op een veilige manier behandeld. Daarom maken we gebruik van diverse beveiligingstechnologieën en –maatregelen om uw gegevens op gepaste wijze te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking. Deze technologieën en –maatregelen worden op geregelde tijdstippen getest en bijgesteld indien nodig.

Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens Cavaria vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • We gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig.
  • We maken systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen en stellen bij indien nodig;
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewust gemaakt van hun verantwoordelijkheid;
  • Aan onze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren;
  • Bij nieuwe projecten die mogelijks impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten en de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

7. Hoe lang bewaren wij persoonlijke gegevens?

Cavaria vzw bewaart uw gegevens gedurende de tijd die nodig is om de nagestreefde doelen te bereiken (zie punt 3) of zolang het noodzakelijk is om aan alle wettelijke en fiscale verplichtingen te voldoen. Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Cavaria vzw verbindt zicht ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal vijf jaar na het laatste contact of laatste gebruik of na beëindiging van de samenwerking.

8. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

Derden-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider)
  • Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, …);
  • Het verzorgen van de IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk, CRM systeem, servers, …);
  • De ontwikkeling, het onderhoud en de bijstand van informatica-toepassingen en software;
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat;
  • Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven, informatiebrochures en uitnodigingen;
  • Het bezorgen van post en andere verzendingen (via post-, transport- en bezorgbedrijven);
  • Het drukken en uitreiken van fiscale attesten.
  • Het verzekeren van onze vrijwilligers.
  • Boekhouding en betalingen (kostenvergoedingen).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) met wie we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van onze organisatie  (Holebifoon vzw en KLIQ vzw).
  • Uw gegevens worden bewaard in een gedeelde databank met Holebifoon vzw en KLIQ vzw.
  • Overheidsdiensten: subsidiërende overheden, fiscale administraties, …

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen zodat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en enkel worden gebruikt voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is, bijvoorbeeld als de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor intrekken daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte.

9. Wat zijn uw rechten en hoe oefent u deze uit?

  • U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
  • U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
  • U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.
  • U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
  • Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrieven).
  • Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf op in opdracht van uzelf direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie van uw vraag.

Wij kunnen u vragen u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen om u adequaat te identificeren: wij vragen u om een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u daarbij sterk aan om de pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

De verwerking van uw persoonsgegevens door Cavaria vzw omvat geen profilering en dus zal u niet aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.

10. Waar kan u terecht met klachten?

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, vragen wij u hierover direct met ons contact op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
[email protected]


Cavaria vzw kan van tijd tot tijd zijn privacyverklaring aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 17/04/2020.