UBO-register (wettelijke verplichting voor vzw's)
Is jouw vereniging een vzw? Volgens de UBO-wetgeving dien je dan de nodige gegevens van je bestuurders door te geven. Vergeet dus niet om deze registratie tegen ten laatste 30 september te doen!
UBO-wetgeving?
Volgens de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, moeten alle bestuurders geregistreerd worden in het UBO-register.
Wat zijn 'uiteindelijke begunstigden'?
Elke vzw moet de uiteindelijke begunstigden registreren. Concreet gaat het om de natuurlijke personen die zeggenschap of beslissingsrecht hebben over (het vermogen van) de vzw, tijdens het bestaan van de vzw, zonder dat zij op de één of andere manier het vermogen van de vzw zouden kunnen verkrijgen.
Wettelijk gezien zijn de “begunstigden/beslissers” de volgende categorieën van personen:
- de bestuurders,
- de personen die gemachtigd zijn de vereniging in en/of buiten rechte te vertegenwoordigen,
- de dagelijkse bestuurders,
- elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de vereniging uitoefent.
- de natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vzw werd opgericht of werkzaam is
De eerste drie categorieën spreken voor zich, de laatste twee niet:
- Elke andere natuurlijke persoon die via andere middelen uiteindelijke zeggenschap over de vereniging uitoefent, is bv. iemand die een som geld geleend heeft aan een vzw en met de vzw overeenkwam dat hij betrokken moet worden bij de beslissing omtrent de besteding van deze middelen.
- Natuurlijke personen of de categorie van natuurlijke personen in wier hoofdzakelijk belang de vzw werd opgericht of werkzaam is, zijn in eerste instantie de personen die met naam worden genoemd in de statuten van de vzw als persoon in wiens belang de vzw wordt opgericht.
Indien geen enkele persoon met naam wordt aangewezen, is het de algemene categorie van uiteindelijke begunstigden, zoals beschreven in de statuten van de vzw, die je dient te registreren. Het gaat dan bijvoorbeeld om de leerlingen van een school-vzw, of de patiënten van een ziekenhuis-vzw. Je moet uiteraard niet alle leerlingen/patiënten bij naam aanduiden, maar enkel een categorie opgeven, bijvoorbeeld ‘de leerlingen’.
Wie kan de begunstigden ingeven?
Om de begunstigden te registreren, moet je een wettelijke vertegenwoordiger zijn van de vzw.
Weet je niet wie de wettelijke vertegenwoordigers van jouw vzw zijn? Je kan dit opzoeken op basis van het ondernemingsnummer in de KBO public search.
Alle personen die met naam onder de rubriek ‘Functies’ van jouw vzw vermeld worden, zijn in de KBO als wettelijk vertegenwoordiger gekend. Het gaat voornamelijk om bestuurders en dagelijks bestuurders. Dit is veruit de eenvoudigste manier om het UBO-register in orde te brengen.
Een wettelijke vertegenwoordiger kan tevens mandaat geven aan een derde, bijvoorbeeld een personeelslid van jouw vzw, om het register in orde te brengen. Je vindt hier (op pagina 5) een leidraad terug.
Voorbereiding - aangifte
Je dient de aangifte grondig voor te bereiden:
Bepaal wie de uiteindelijke begunstigden van jouw vzw zijn, en bepaal ook tot welke categorie zij behoren.
De UBO-wetgeving verplicht je om volgende benodigde informatie over de uiteindelijke begunstigden van jouw vzw te verzamelen:
- Naam en eerste voornaam;
- Geboortedag, -maand en -jaar;
- Nationaliteit(en) en land van verblijf;
- Volledige verblijfsadres;
- De datum waarop deze persoon uiteindelijke begunstigde van de vzw is geworden;
- Identificatienummer van het Rijksregister van natuurlijke personen of van de Kruispuntbank van de sociale zekerheid, en waar van toepassing elk vergelijkbaar identificatiemiddel dat wordt afgeleverd door de staat waar hij verblijft of waarvan hij onderdaan is;
- De categorie(ën) van personen waartoe deze behoort (bv. bestuurder, gemachtigde, …)
Dien bovenstaande gegevens van alle uiteindelijke begunstigden van jouw vzw in bij de FOD Financiën, en dit vóór 30 september.
Interne procedure
Tenslotte zorg je best voor een interne procedure binnen jouw vzw inzake UBO, zodat elke wijziging in de informatie over jouw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register kan overgemaakt worden. Je kan hier bijvoorbeeld binnen (of buiten) de raad van bestuur/bestuursorgaan een verantwoordelijke voor aanstellen. Dit zal het mogelijk maken om deze bijkomende plicht in de toekomst vlot na te leven.
Çavaria vzw biedt zelf geen ondersteuning aan inzake het UBO-register.
